仕事のLINEグループのルール7つ｜報告が流れる・探せない問題の対策も
スタッフ全員がLINEを使っているので、仕事の連絡もLINEグループで。小さなお店や現場をもつ会社では、よくある形です。
手軽で便利な一方で、こんな困りごとも起きがちです。
- 誰が対応するのかわからないまま、話が流れてしまう
- 夜や休みの日にも通知が届いて、スタッフが疲れる
- 「あの日の報告」が、どこにあるのかわからない
先に結論をお伝えします。LINEグループは、ルールを決めれば「連絡」には十分使えます。ただし、毎日の「報告」は流れて埋もれやすいので、報告だけは専用の場所に分けるのがおすすめです。
この記事では、仕事のLINEグループで決めておきたい7つのルールと、LINEグループだけでは足りなくなるサインを解説します。
仕事のLINEグループで決めておきたい7つのルール
ルールは、グループを作るときに決めて、アナウンス（後述）で固定しておくと伝わりやすくなります。
1. グループの目的を決める
「シフトと業務連絡のためのグループ」など、何のためのグループかを最初に決めます。目的が決まっていれば、雑談や関係のない話が増えにくくなります。
2. 依頼するときは、相手を名指しする
「誰かお願いできますか？」という投稿は、全員が「誰かがやるだろう」と思って、結局誰も動かないことがあります。頼みごとは、名前を出して1人にお願いしましょう。
3. 「見ました」の返し方を決める
グループでは、既読の横に読んだ人の数は出ますが、誰が読んだかまではわかりません。大事な連絡には「確認したらスタンプを押す」など、返し方を決めておくと安心です。
4. 送ってよい時間帯を決める
「急ぎ以外は、営業時間外に送らない」と決めておくと、スタッフは休みの日に通知を気にせずに済みます。急ぎのときは電話にする、など例外も決めておきましょう。
5. お客様の個人情報は送らない
お客様の名前・住所・電話番号や、顔が写った写真を、LINEグループに気軽に流すのは避けましょう。
個人情報保護委員会は、中小企業向けの資料で、個人情報は漏えいしないよう安全に管理し、従業者にも徹底することを求めています。グループには、退職した人や、その情報を見る必要のない人がいることもあります。
6. 入社・退職のときに、メンバーを見直す
辞めた人がグループに残ったままだと、その後の連絡もすべて見えてしまいます。入社・退職のたびにメンバーを見直す担当者を決めておきましょう。
7. 大事な決まりごとは、アナウンスで固定する
LINEには、トークの上部にメッセージを固定できる「アナウンス」機能があります。1つのトークルームで5件まで設定できるので、グループのルールや大事な決まりごとを固定しておくと、新しく入った人にも伝わります。
LINEグループだけでは足りなくなる4つのサイン
ルールを決めても、使い方によってはLINEグループでは追いつかなくなります。次のようなサインが出ていたら、見直しどきです。
報告が、連絡や雑談に流れて見落とす
日報や作業の報告と、シフトの相談や雑談が同じ場所に並ぶと、大事な報告ほど埋もれます。特に人数が増えるほど、1日の投稿が多くなり、読み落としが増えます。
あとから、店舗別・人別に見返せない
「先月のこの現場の報告を見たい」「このスタッフが最近どんな仕事をしているか知りたい」と思っても、トークをさかのぼって探すのは大変です。
反応が返らず、報告が減っていく
報告しても既読の数が増えるだけで、誰からも返事がない。そんな日が続くと、だんだん報告は短くなり、やがて上がってこなくなります。
個人のLINEを仕事に使うことに、抵抗があるスタッフがいる
仕事とプライベートの連絡が同じアプリに混ざることに、負担を感じる人もいます。休みの日も通知が気になって休めない、という声が出ていたら要注意です。
「連絡」はLINE、「報告」は専用の場所に分ける
LINEグループを、無理にやめる必要はありません。おすすめは、用途で使い分けることです。
- LINEグループ：シフトの交代、急ぎの連絡など、その場で済む「連絡」
- 報告専用の場所：日報、作業完了、お客様の声、困りごとなど、あとで見返す「報告」
報告を専用の場所に分けると、経営者は報告だけを落ち着いて読めます。スタッフも「ここに書けばちゃんと見てもらえる」とわかるので、報告が続きやすくなります。
日報が上がってこないときの考え方は、「日報を書かないスタッフへの対処法」でも詳しく解説しています。
報告革命なら、LINE感覚で使える報告専用の場所をつくれる
私たち株式会社カノエが提供する「報告革命」は、店舗や現場の報告が集まって、状況がわかる現場報告アプリです。私たち自身も、ハウスクリーニングの現場で毎日使っています。
- 報告だけが並ぶタイムラインで、流れない・埋もれない
- 写真つきで積み上がり、店舗・部署ごとの絞り込みやキーワード検索ができる
- スタンプやコメントで、すぐに「見てるよ」を返せる
- 仕事用のアカウントで使うので、個人のLINEや電話番号を交換しなくていい
- iPhone・Androidのアプリで、スタッフ個人のスマホから使える
料金は1人あたり月額550円（税込）です。「まず画面を見てみたい」だけでも大丈夫なので、報告革命の公式LINEからお気軽にご相談ください。くわしい機能は報告革命のトップページでご覧いただけます。
よくあるご質問
LINEグループは何人まで入れますか？
LINEの公式ヘルプによると、グループの最大人数は500人です。ただし、「友だちをグループに自動で追加」の設定がオンの場合、招待できるのは自分以外で99人までになります。
スタッフ個人のLINEを、仕事で使ってもらっても大丈夫ですか？
使ってもらう場合は、本人の了解を得たうえで、送ってよい時間帯や送らない情報（お客様の個人情報など）を決めておきましょう。抵抗がある人もいるため、個人のLINEを交換しなくて済む、仕事用のツールを用意するのも一つの方法です。
連絡をスタッフが見てくれないときは？
まず、本当に大事な連絡が、雑談や細かい連絡に埋もれていないかを確認しましょう。大事な連絡は名指しにする、確認したらスタンプを押してもらう、アナウンスで固定する、といったルールで改善できることが多いです。