日報を書かないスタッフへの対処法｜店舗・現場で日報が続く5つの仕組み
「日報を出してと言っているのに、書いてくれない」
「書いてあっても『特になし』ばかりで、現場の様子がわからない」
店舗や現場を任せている経営者・店長さんから、よく聞くお悩みです。
先に結論をお伝えします。日報を書かないのは、スタッフのやる気よりも「書く仕組み」に原因があることがほとんどです。
書く目的が伝わっていて、1分で書けて、書いたら返事が返ってくる。この3つがそろうと、日報は続くようになります。この記事では、日報を書かない理由と、日報が続くようになる仕組みを順番に解説します。
日報を書かないのは、スタッフのせいとは限らない
日報を書かない理由は、大きく5つに分けられます。どれに当てはまるかで、打ち手が変わります。
1. 何のために書くのかわからない
「決まりだから書いて」とだけ伝えると、日報は提出するための作業になります。目的がわからない作業は、忙しい日から後回しになります。
2. 何を書けばいいかわからない
白紙の欄に「今日の業務について」とだけあっても、何を書けばいいか迷います。迷っているうちに時間がたち、結局「特になし」で終わってしまいます。
3. 書くのに時間がかかる
項目が多い、パソコンでないと書けない、事務所に戻ってから書く。こうした手間があると、仕事が終わったあとの日報は大きな負担になります。
4. 書いても反応がない
毎日書いているのに、誰からも返事がない。読まれているのかもわからない。そんな状態が続くと、「書いても意味がない」と感じてしまいます。
5. 書くと注意される
ミスや困りごとを書いたら、叱られた。一度でもそんな経験をすると、都合の悪いことは書かなくなります。日報が「無難なことだけ書く場所」になってしまいます。
日報が続くようになる5つの仕組み
ここからは、書かない理由をひとつずつ取り除く仕組みです。全部を一度に変える必要はありません。できるところから始めてください。
1. 目的を「現場を知って、助けるため」と伝える
日報の目的は、スタッフを見張ることではありません。経営者や店長が現場の状況を知り、困りごとに早く手を打つためのものです。
始めるときは「毎日の様子を知りたい」「困ったことがあれば早めに手伝いたい」と、書く理由を言葉にして伝えましょう。中小企業基盤整備機構のJ-Net21でも、日報の目的と意義を説明し、部下に納得してもらうことが勧められています。
2. ひな形を決めて、項目は3つまでにする
何を書くかを決めておけば、迷う時間がなくなります。たとえば、次の3つです。
- 今日の結果（件数・売上・作業の完了など）
- お客様の声・気づいたこと
- 明日の予定・困っていること
最初から項目を増やしすぎないことも大切です。J-Net21でも、書く項目や分量が多すぎると、日報を書きたがらなくなると注意されています。
3. スマホで、その場で書けるようにする
仕事が終わってから思い出して書くより、作業の直後にスマホで書くほうが早く、内容も具体的になります。
文章が苦手なスタッフには、写真とひと言だけでもOKにしましょう。写真が1枚あるだけで、現場の様子は文章よりずっと伝わります。
4. 書いてくれたら、必ず返事をする
日報が続くかどうかは、受け取る側で決まります。J-Net21でも、提出された日報は読み込み、必ず返信することが勧められています。
長いコメントでなくてかまいません。スタンプひとつ、「ありがとう」のひと言でも、「ちゃんと見てもらえている」と伝わります。
5. 良い報告を、みんなで共有する
お客様に喜ばれた話や仕事の工夫は、本人だけでなく、ほかのスタッフの参考にもなります。良い報告を全員が見られる場所で共有し、続けて報告してくれる人をきちんと認めましょう。
日報を定着させたいときに、やってはいけない3つのこと
仕組みを整えても、受け取る側の対応しだいで日報は止まってしまいます。次の3つは避けましょう。
- 書かない人を、みんなの前で責める
- 日報の内容に、ダメ出しばかりする
- 提出させるだけで、読まない・返事をしない
特にダメ出しは気をつけたいところです。J-Net21でも、日報を定着させたいならダメ出しは控え、まず良い点を見つけてコメントするよう勧めています。
直してほしいことがあるときは、日報のコメントで伝えるより、直接話すほうが角が立ちません。
スマホで日報を集めるなら、報告専用の場所をつくる
スマホで日報を集めるとき、まず思いつくのはLINEグループかもしれません。手軽に始められる一方で、報告が連絡や雑談に流れてしまい、あとから見返しにくいという弱点があります。LINEグループの使い方は「仕事のLINEグループのルール7つ」で詳しく解説しています。
毎日の報告を続けるなら、報告だけが並ぶ専用の場所をつくるのがおすすめです。選ぶときは、次の5つを確認しましょう。
- スマホで1分あれば書ける
- 写真や動画をそのまま付けられる
- スタンプなどで、すぐに返事ができる
- あとから店舗別・日付別に見返せる
- 個人のLINEや電話番号を交換しなくていい
報告革命なら、日報が「返事が届く場所」になる
私たち株式会社カノエが提供する「報告革命」は、店舗や現場をもつ会社のための現場報告アプリです。私たち自身も、ハウスクリーニングの現場で毎日使っています。
- 日報のひな形を会社ごとに設定できる
- 写真・動画をその場で付けて、すぐに投稿できる
- スタンプやコメントで、すぐに「見てるよ」を返せる
- 誰がどれだけ報告しているか、ランキングで見える
- iPhone・Androidのアプリで、スタッフ個人のスマホから使える
料金は1人あたり月額550円（税込）です。「まず画面を見てみたい」だけでも大丈夫なので、報告革命の公式LINEからお気軽にご相談ください。くわしい機能は報告革命のトップページでご覧いただけます。
報告がなかなか上がってこない職場の全体的な見直し方は、「報連相を仕組み化する方法」でまとめています。
よくあるご質問
日報は毎日書いてもらうべきですか？
毎日の様子を知りたいなら、短くてもいいので毎日がおすすめです。週に1回まとめて書くと、細かな出来事や気づきを忘れてしまいます。3項目・1分で書ける量にしておけば、毎日でも負担になりにくくなります。
スタッフから「日報なんて意味ない」と言われたら？
書いた日報がどう役立っているかが、スタッフから見えていないのかもしれません。報告をもとに改善したことや、お客様の声をみんなに共有したことを伝えると、書く意味が伝わりやすくなります。
アルバイトやパートにも書いてもらうべきですか？
お客様と接する時間が長いアルバイト・パートの方は、現場の気づきをたくさん持っています。負担にならないよう、写真とひと言だけなど、社員より軽い形で参加してもらうのがおすすめです。